お知らせ

接骨院で作成・保管が必須のカルテ！集客利用もできるって本当？

2021.10.21

整骨院の業務の中で欠かせないカルテの作成と保管。患者さんの個人情報が書かれているカルテは、取り扱いに注意したうえで厳重に保管する必要があります。

とはいえ、カルテの作成・保管はなぜ義務付けられているのでしょうか？また、どのくらいの期間保管が必要なのでしょうか？

そこで本記事では、カルテの作成や保管が必要な理由を解説するとともに、必要な保管期間やカルテや問診票の活用方法なども紹介していきます。

１．整骨院において、カルテの作成・保存は必須

整骨院や医療機関では、カルテの作成・保管が義務付けられています。なぜカルテの作成・保管が必要なのかというと、カルテの情報をもとに支払請求書を作成しているから。

整骨院では、レセプト（療養費を申請する請求書類）を発行するにあたって、患者さんに対する施術をスケジューリングしたり、施術内容を確認したりするケースが一般的。このレセプトは審査支払機関に提出され、内容に誤りがないか細かくチェックされます。

このチェックを無事に通れば診療報酬が支払われ、不備や再確認が必要であればレセプトの返戻が行われます。

診療報酬を得るために必ず必要なレセプトですが、このレセプトのもとになっているのがカルテに記載されている情報です。カルテがなかったり、必要な要件が記載されていなかったりすると、レセプトは根拠のないただの紙になってしまいます。

カルテは不正請求を疑われた際の証明になってくれる

カルテは不正請求を疑われた際、自分たちを守ってくれる大切な証明となります。

ごく一部ではありますが、不正請求を行っている整骨院が存在しており、大きな問題になっています。そういった影響から正当な申請を行っている整骨院に対しても疑いの目が向けられることはゼロではありません。

不正請求を疑われた場合は、個別指導や監査が入るケースがありますが、その際に「過去〇年のカルテを持ってきてください」「〇年の〇月に提出されたレセプトの内容を確認したい」のように再確認を求められることもあります。

カルテにしっかりと正しい情報が記載されていれば、提出を求められても問題なし。身の潔白を正々堂々とアピールできます。しかしカルテが存在していないと、院の正当性をアピールできません。

このようにカルテを作成したうえで正しく管理しておくことが、万が一不正請求を疑われた場合でも自分の身を守ってくれる証明になるのです。

自費メニューの記載は義務付けられていない？

実は整骨院のカルテは、自費メニューの記載については義務付けられていません。とはいえ、自費であろうが患者さんに行った施術はカルテを残しておくことをおすすめします。

なぜかというと、カルテに残すことで、施術を行った証明や備忘録になるからです。例えば万が一医療事故やクレームが起きてしまった場合は、過去の施術内容が残っていなければ正当性を証明できません。

カルテは施術内容を把握するための備忘録となるだけではなく、有事の際に身の潔白を証明してくれるものでもあります。そのため、なるべく自費メニューであってもきちんと記録しておくことをおすすめします。

２．整骨院のカルテ、保管期間は？

カルテの保管期間は、転帰（治癒・施術の中止・転院）から5年間。しばらく来院していない患者さんのカルテだからと、保管期間を待たずに破棄するのはNGです。

また、整骨院を廃業した際でも破棄してはいけないので注意が必要です。

３．カルテは顧客管理や集客にも活用できるって本当？

施術内容の備忘録としてはもちろん、不正請求を疑われた際に身を守ってくれる証明となるカルテ。そんなカルテには、患者さんの性別や年齢、施術内容などが記載されています。

整骨院経営を成功させるためには、患者さんや地域の属性を知って効果的なアプローチをすることが重要です。効果的なアプローチ方法を決めるために必要になってくるのがマーケティングです。

カルテに記載されている患者さんの情報や属性は、マーケティングにも効果を発揮します。属性をきちんと読み取ったうえで効果的な訴求ができれば、集客にもつながるでしょう。

マーケティングを意識するなら、問診票の活用も！

マーケティングを意識するなら、カルテに加えて問診票の活用もおすすめです。問診票は、患者さんの年齢や性別に加えて、抱えているお悩みや施術内容などさらに細かい情報を入手できるもの。

柔道整復師や整骨院の数が増加している昨今、整骨院経営を成功させるためには、自費メニューやグッズなどで収益を伸ばしていく必要があります。しかし、他の院で成功しているメニューだからといって、自院でも成功するとは限りません。

例えば高齢の方向けのメニューが人気だからといって導入したとしても、自院を利用している患者さんの層が20～30代の若年層であればそのメニューを利用する方は少ないでしょう。
そのため、自院を利用する患者さんの性別、属性、生年月日、地域の特徴などを抑えたうえで、最も効果的なメニューを導入していくことが求められます。効果的なメニューを考える材料となるのが、情報です。問診票に記載されている情報は、利用している方の属性を知るうえで欠かせない重要な情報源になり得るのです。

４．まとめ

整骨院において欠かせない業務であるカルテの作成と保管。保管期間は5年間で、カルテに記載された情報は備忘録となるだけではなく、万が一不正請求を疑われた際の証明としても活躍してくれます。

そのためカルテには、必要な情報は欠かさず記載し、厳重に管理しておく必要があるのです。

また、カルテは整骨院を経営していくうえで欠かせない、集客に活かせる患者さんの属性や情報を提供してくれるものでもあります。さらに詳しい情報を入手できる問診票とカルテを上手に活用して、今後の経営に活かしていきましょう。

レセコンシステム「NOAH」は、マーケティング的活用も可能

私たちジャパン柔道整復師会が提供しているレセコンシステム「NOAH」は、保険請求以外の面でも整骨院経営を強力にバックアップいたします！

細かい抽出条件で患者様を絞り込める機能を搭載しており、患者さんのリピート率や離反率、来院傾向がひと目で把握可能です。また、それぞれ該当の患者様に対して、ラベル印刷機能でCSVを抽出、DM等を発送することもできます。「NOAH」はスムーズな請求をサポートするだけではなく、マーケティング的活用もできるシステムなのです。

また、保険請求で最大の手間である保険者毎のレセプト発送ですが、弊社へ一括して送るだけでOK！代行費用無しで、各保険者への発送を代行して行います。発送の手間が削減できるだけではなく、発送コストの削減にも繋がります。

さらに、請求後の入金状況がリアルタイムでわかる精算データ閲覧システムも搭載されています。請求後の入金はある程度期間が開いてしまうため、レセプトの返戻などがあると、いつ頃どの請求分が入金されたのかがわかりにくくなってしまうケースも。

しかし「NOAH」なら、請求から入金までの流れを一目で確認することができ、接骨院経営における会計管理が明確かつスムーズに行なえます。

請求から入金確認、カルテや問診票を活かしたマーケティングなど、整骨院経営における業務を効率化させたいなら、ぜひジャパン柔道整復師会のレセコンシステム「NOAH」をご活用ください。

詳しいサービス内容はコチラ
>>レセコンシステム「NOAH」